Obtener el consentimiento con los formularios GDPR

Si tu negocio se encuentra en la Unión Europea (UE), o procesas los datos personales de ciudadanos de la UE, te afecta el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

El RGPD indica que debes obtener el consentimiento específico, informado, inequívoco y expresado libremente de tus contactos. También debes explicar claramente cómo piensas usar sus datos personales. Hemos actualizado los formularios de suscripción MailChimp para ayudarte a cumplir con esta ley. Nuestros formularios opcionales aptos para RGPD incluyen casillas de verificación para obtener el consentimiento, y secciones que puedes editar que explican cómo y por qué usas los datos.

En este artículo, descubrirás cómo pueden ayudarte los formularios de suscripción a cumplir con el RGPD.

Antes de empezar

A continuación, se detallan algunos puntos que debes conocer antes de empezar este proceso.

  • Tener los campos RGPD habilitados en tus formularios de suscripción no significa que cumplas con la normativa. Tan solo es el primer paso del proceso. Para obtener el consentimiento de los contactos nuevos y existentes, debes configurar tus formularios, crear un segmento y enviar una campaña de consentimiento.
  • Los formularios RGPD no son compatibles con los formularios incrustados o MailChimp Subscribe.
  • Los formularios RGPD solo son compatibles con determinados estilos de formularios emergentes.
  • MailChimp ofrece herramientas e información como un recurso, pero no ofrecemos asesoramiento legal. Te recomendamos buscar asesoría legal para descubrir cómo te afecta el RGPD.
  • Si estás en la UE o usar MailChimp para vender a personas en la UE, revisa la Sección 20 de nuestras  Condiciones de uso  y la Sección 16 de nuestra Política de privacidad. Estas secciones incluyen información importante sobre cómo MailChimp trata los datos de la UE, y lo que debes hacer si conservas datos de ciudadanos de la UE en tu cuenta MailChimp.

Cómo funciona

El hecho de tener habilitados los campos RGPD en tus formularios de suscripción no te hacen cumplir la normativa. Es solo el primer paso de un proceso de varios pasos. Así es como funciona.

Configura tu formulario de suscripción apto para RGPD

  • Habilita los campos GDPR (RGPD) 
    Activa los campos GDPR (RGPD) en los formularios de suscripción de todas las listas que se vean afectadas por el RGPD.
  • Edita los campos GDPR (RGPD)
    MailChimp proporciona una propuesta de texto para los campos GDPR (RGPD) para que te sea más fácil crear tus formularios aptos para RGPD. Es posible que tengas que editar este texto para adaptarlo a tu plan de marketing, así que asegúrate de revisarlo cuidadosamente. Si eliges escribir tu propio texto, asegúrate de ser explícito al explicar la razón por la que recopilas datos.

Segmenta tu lista por permisos de marketing

Segmenta tu lista en base a los permisos de marketing que recibes en tu formulario de suscripción. No hace falta que esperes la recopilación de datos para crear los segmentos. Una vez que crees y guardes tus segmentos podrás acceder a ellos en cualquier momento. Ponle a tus segmentos nombres descriptivos para que puedas encontrarlos con facilidad

Obtener el consentimiento

  • De los nuevos contactos 
    Después de guardar tus cambios en el Constructor de formularios, ese formulario de suscripción incluirá los campos GDPR (RGPD) en los formularios publicados compatibles. Los nuevos contactos que usen to formulario de suscripción podrán otorgar su consentimiento explícito para tu marketing.
  • De los contactos existentes
    También tendrás que obtener el consentimiento apto para RGPD de los contactos que ya tienes. Envía un correo electrónico a todos los contactos en tu lista que incluya un enlace para actualizar sus opciones.

Envía tus campañas 

Después de guardar tu segmento, úsalo para enviar un correo electrónico o una campaña de publicidad solo a las personas que hayan otorgado su consentimiento a través de tu formulario de suscripción.

Campos GDPR (RGPD)

Los campos de formulario GDPR (RGPD) incluyen casillas de verificación que tus usuarios pueden usar para aceptar recibir tu marketing, y un espacio para que puedas agregar la información necesaria. MailChimp proporciona una propuesta de texto que puedes editar para adaptarlo a tu plan de marketing. Asegúrate de que todas las secciones describen con exactitud tus actividades de marketing.

Esta tabla explica qué debes incluir en cada campo.

Description (Descripción) Este campo explica la razón por la que recopilas información en tu formulario, como proporcionar actualizaciones de marketing y de productos.
Options (Opciones) Este campo usa casillas de verificación para obtener el consentimiento para cada una de las actividades de marketing que realizas. MailChimp proporcionará algunas actividades comunes de marketing para elegir, y puede agregar tus propias actividades. Recuerda que cada actividad de marketing debe comunicarse claramente y requiere un consentimiento distinto.
Legal Text (Texto legal)

Este campo explica cómo usarás los datos de los contactos. Las declaraciones que realices en esta sección deben ser coherentes con tus prácticas, por lo tanto, asegúrate de editar este campo para cumplir las necesidades de tu negocio. Incluye tus datos de contacto en el formulario de suscripción. El RGPD obliga a las organizaciones que recopilan datos personales (es decir a ti) a identificarse. Informa a tus clientes que pueden cambiar de opinión en cualquier momento con el enlace de cancelación de suscripción.

Si piensas usar los datos que recopilas de tus contactos para hacer publicidad en línea, explica explícitamente tus actividades publicitarias y asegúrate de que tu Declaración de cookies describe las cookies o tecnologías de seguimiento que puedas usar. Si no estás seguro, la  Declaración de cookies de MailChimp incluye una sección llamada Cookies served through the Services (Cookies usadas a través de los Servicios) que describe la tecnología que tú (o tu sitio Web) puedes usar, en función de las funcionalidades que usas a través de MailChimp.
Privacy Policy and Terms (Política de privacidad y Condiciones) Este campo no editable permite a tus contactos saber que almacenarás su información en tu cuenta MailChimp, así que no hace falta que describas esta actividad de almacenamiento en el campo de texto legal de tu formulario. Se incluye un enlace a la Política de privacidad y las Condiciones de MailChimp.

 

¿Qué formularios son compatibles con los campos GDPR (RGPD)?

Después de habilitar los campos de formulario GDPR (RGPD) para tu lista, se incluirán estos campos en los formularios de suscripción alojados de tu lista, formularios de actualización de perfil y las páginas de destino de suscripción.

Los campos también se incluirán en los formularios emergentes que usen el formato de diseño Modal, y la alineación de imagen None (Ninguna) o Top (En la parte superior).

Los campos GDPR (RGPD) no son compatibles con los formularios incrustados, integraciones para formularios o MailChimp Subscribe.

Configurar tu formulario de suscripción apto para RGPD

Para usar los campos GDPR (RGPD) en tus formularios de suscripción, habilítalos para cada una de las listas que recopilan o contienen datos personales de los ciudadanos de la UE, luego edítalos para reflejar tus prácticas de marketing.

Habilitar los campos GDPR (RGPD) 

Después de habilitar los campos GDPR (RGPD) para una lista, los podrás ver y editar en el Constructor de formularios. Estos campos se incluirán en la mayoría de los formularios de suscripción asociados con esa lista, incluidos los formularios emergentes, el formulario de suscripción alojado y las páginas de destino de suscripción.

 

  1. Ve a la página  Lists (Listas).
  2. Haz clic en el menú desplegable  que hay junto a la lista con la que deseas trabajar y haz clic en  Options (Opciones).
  3. Haz clic en List name & defaults (Nombre y opciones de la lista).

  4. Marca la casilla junto a  Enable GDPR fields  (Habilitar campos RGPD).
  5. Haz clic en Save List And Campaign Defaults (Guardar los valores predeterminados de la lista y campaña).

     

Ya está. Los campos GDPR (RGPD) aparecerán en el Constructor de formularios para que los puedas ver y gestionar. En la página  Lists  (Listas), verás un icono GDPR (RGPD) junto al nombre de la lista.

 

Editar campos GDPR (RGPD)

Los campos GDPR (RGPD) solo se pueden editar en el Constructor de formularios. Los cambios que realices en el Constructor de formularios se aplicarán a la mayoría de formularios de suscripción MailChimp, incluidos los formularios emergentes y páginas de destino compatibles. 

  1. Ve a la página  Lists (Listas).
  2. Haz clic en el menú emergente junto a la lista con la que deseas trabajar y elige  Signup forms (Formularios de suscripción).
  3. Haz clic en Select (Seleccionar) junto al  Form builder (Constructor de formularios).
  4. En el Constructor de formularios, desplázate hasta el final de tu formulario y haz clic en el campo  Marketing Permissions (Permisos de marketing).

     
  5. Edita tus campos GDPR (RGPD). Cuando hayas terminado, haz clic en  Save Fields  (Guardar campos).

Cuando ya estés usando tus formularios, ten cuidado de realizar más modificaciones. Si cambias una opción de casilla de verificación, el consentimiento que hayas obtenido antes de realizar el cambio dejará de ser válido y tendrás que volver a confirmar el consentimiento. Si deseas cambiar tu formulario, te sugerimos que agregues una nueva casilla de verificación o elimines una antigua.

Segmentar tu lista por permisos de marketing

Después de configurar tus casillas de verificación de permisos de marketing, segmenta tu lista para asegurarte de enviar tu campaña solo a las personas que hayan otorgado su consentimiento a través de tu formulario de suscripción.

Para crear y guardar un segmento en tu lista, sigue estos pasos:

  1. Ve a la página  List (Listas)
  2. Haz clic en el nombre de la lista con la que deseas trabajar. En tus listas RGPD aparecerá una insignia junto al nombre de la lista.
  3. Haz clic en  Create A Segment (Crear un segmento).
  4. En el primer desplegable, elige  Marketing Permissions  (Permisos de marketing).
  5. Crea un segmento individual para cada permiso de marketing. Puedes agregar hasta cinco condiciones para crear un segmento que incluya los contactos que te hayan otorgado más de un permiso de marketing.  
  6. Cuando estés satisfecho con tus condiciones, haz clic en  Preview Segment  (Vista preliminar del segmento).
  7. Haz clic en Save as segment  (Guardar como segmento).
  8. En el modal emergente  Save Segment  (Guardar segmento), escribe el nombre de tu segmento y haz clic en  Save (Guardar). Asegúrate de que está marcada la casilla  Auto-Update (Auto-actualizar). Así se actualizará tu segmento cada vez que se una un nuevo contacto.

    Para obtener más información sobre la gestión de los segmentos, consulta  Guardar y gestionar segmentos.

Obtener el consentimiento

Ahora que has actualizado tus formularios y haz configurado tus segmentos, podrás obtener el consentimiento de los nuevos contactos y vender en consecuencia. Pero, todavía necesitas que tus contactos existentes te otorguen permisos de marketing. La mejor manera de hacer esto es enviando una campaña de consentimiento a cada lista afectada por el RGPD. Hemos creado una plantilla de correo para ayudarte.

  1. Crea una nueva  campaña de correo electrónico.
  2. En la sección  Content (Contenido), haz clic en Design Email (Diseñar correo electrónico).
  3.  Haz clic en la pestaña  Themes (Temas).
  4. Haz clic en el menú desplegable y elige  Subscriber Alerts (Alertas de suscriptores).
  5. Haz clic en la plantilla  GDPR Subscriber Alert (Alerta de suscriptor RGPD).

La plantilla incluye una propuesta de texto que puedes editar. Si prefieres crear tu campaña de consentimiento desde cero, asegúrate de incluir un  enlace de Actualización de perfil. Visualiza y prueba tu campaña como lo harías normalmente, y envíala a toda tu lista. Después de enviar tu campaña de consentimiento, usa la URL de la campaña para compartirla en tus canales de redes sociales.

Para garantizar la máxima respuesta antes del 25 de mayo, puedes enviar un recordatorio una semana después del envío de tu primer correo. Usa una línea de asunto descriptiva para informar a tus contactos que es necesaria una acción. Después del 25 de mayo de 2018, usa tus segmentos de Permisos de marketing para comunicarte solo con los contactos que hayan otorgado explícitamente su consentimiento a tu marketing. Puede serte útil realizar una cancelación masiva de todos los contactos que no hayan otorgado su consentimiento para recibir cualquier mensaje de marketing de tu parte.

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