Obtenir le consentement avec les formulaires du RGPD

Si votre entreprise est basée dans l' Union européenne (UE), ou si vous traitez des données personnelles de citoyens de l'UE, le règlement général sur la protection des données (RGPD) vous concerne.

Le RGPD stipule que vous devez obtenir un consentement donné librement, spécifique, informé et sans ambiguïté de la part de vos contacts. Vous devez également expliquer clairement comment vous prévoyez d'utiliser leurs données personnelles. Nous avons mis à jour les formulaires d'inscription de MailChimp pour vous aider à rester conforme à cette loi. Nos formulaires facultatifs et adaptés au RGPD comprennent des cases à cocher pour le consentement d'inscription, et des sections modifiables qui expliquent comment et pourquoi vous utilisez des données.

Dans cet article, vous allez apprendre comment les formulaires d'inscription peuvent vous aider à vous conformer au RGPD.

Avant de Commencer

Voici ce qu'il faut savoir avant de commencer ce processus.

  • L'activation des champs du RGPD sur vos formulaires d'inscription ne vous rend pas conforme pour autant. Ce n'est que la première étape du processus. Pour obtenir le consentement des nouveaux contacts et des contacts existants, vous allez devoir configurer vos formulaires, créer un segment et envoyer une campagne de consentement.
  • Les formulaires du RGPD ne sont pas compatibles avec les formulaires intégrés ni MailChimp Subscribe.
  • Les formulaires du RGPD sont compatibles avec certains styles de formulaires en fenêtre contextuelle.
  • MailChimp vous donne des outils et des informations sous forme de ressource, mais nous n'offrons aucun conseil juridique. Nous vous recommandons de contacter votre conseiller juridique pour savoir en quoi le RGPD vous concerne.
  • Si vous résidez dans l'UE ou utilisez MailChimp pour commercialiser un produit dans l'UE, consultez la Section 20 de nos  Conditions d'utilisation et la section 16 de notre Politique de confidentialité. Ces sections contiennent des informations importantes sur la façon dont MailChimp traite les données en provenance de l'UE et sur ce que vous devez faire si vous conservez des données en provenance de l'UE dans votre compte MailChimp.

Comment ça marche

Le simple fait d'activer les champs RGPD sur vos formulaires d'inscription ne vous rendra pas conforme. Il ne s'agit que de la première partie d'un processus en plusieurs étapes. Voici comment cela fonctionne.

Configurez votre formulaire d'inscription adapté au RGPD

  • Activer les champs du RGPD
    Activez les champs du RGPD pour les formulaires d'inscription de chaque liste affectée par le RGPD.
  • Modifier les champs du RGPD
    MailChimp fournit une suggestion d'énoncé pour les champs du RGPD afin de faciliter la création de vos formulaires du RGPD. Vous devrez peut-être modifier cet énoncé pour l'adapter à votre plan marketing, alors assurez-vous de le vérifier soigneusement. Si vous choisissez d'écrire vos propres descriptions, assurez-vous que vous expliquez clairement pourquoi vous collectez des données.

Segmenter votre liste par autorisations marketing

Segmentez votre liste en fonction des autorisations marketing que vous recevez via votre formulaire d'inscription. Vous n'avez pas besoin d'attendre de collecter vos données pour créer des segments. Une fois que vous aurez créé et enregistré vos segments, vous pourrez y accéder à tout moment. Donnez des noms descriptifs à vos segments pour les retrouver facilement

Obtenir le consentement

  • De nouveaux contacts
    Une fois que vous aurez enregistré vos modifications dans l'éditeur de formulaire, ce formulaire d'inscription comprendra les champs du RGPD sur les formulaires publiés compatibles. Les nouveaux contacts qui utilisent votre formulaire d'inscription pourront donner leur consentement explicite pour votre marketing.
  • De contacts existants
    Vous devrez également obtenir le consentement au RGPD des contacts que vous avez déjà. Envoyer un e-mail à toutes les personnes sur votre liste avec un lien pour qu'elles puissent mettre à jour leurs paramètres.

Envoyez vos campagnes

Une fois que vous aurez enregistré votre segment, utilisez-le pour envoyer votre e-mail ou campagne publicitaire uniquement aux personnes qui ont donné leur consentement via votre formulaire d'inscription.

Les champs du RGPD

Les champs de formulaire du RGPD comprennent des cases à cocher que vos contacts utiliseront pour s'inscrire à votre marketing, et de la place pour vous permettre d'ajouter les informations nécessaires.  MailChimp fournit une suggestion d'énoncé que vous pouvez modifier pour l'adapter à votre plan marketing. Assurez-vous que chaque section décrit avec précision vos activités de marketing.

Ce tableau explique ce que vous devez inclure dans chaque champ.

Description Ce champ décrit la raison pour laquelle vous collectez les informations sur votre formulaire ; par ex., pour fournir des mises à jour marketing et de produits.
Options Ce champ utilise des cases à cocher pour obtenir le consentement pour chaque activité marketing que vous menez. MailChimp fournira quelques choix d'activités de marketing courantes, et vous pourrez ajouter les vôtres. N'oubliez pas que chaque activité de marketing doit être clairement communiquée et nécessite un consentement distinct.
Legal Text (Texte juridique)

Ce champ explique comment vous allez utiliser les données des contacts. Les déclarations que vous faites dans cette section doivent être cohérentes avec vos pratiques, alors assurez-vous de modifier ce champ pour répondre aux besoins de votre entreprise. Donnez vos coordonnées sur le formulaire d'inscription ; le RGPD exige que l'organisation recueillant les données personnelles (c'est vous) s'identifie. Dites à vos clients qu'ils peuvent changer d'avis à tout moment avec le lien de désabonnement.

Si vous envisagez d'utiliser les données collectées auprès de vos contacts pour faire de la publicité en ligne, expliquez clairement vos activités publicitaires et assurez-vous que votre déclaration relative aux cookies décrit les cookies ou les technologies de suivi que vous pourriez utiliser. Si vous n'êtes pas sûr, la  Déclaration relative aux cookies de MailChimp comprend une section appelée Cookies served through the Services (Cookies utilisés par les services) qui décrit la technologie que vous (ou votre site Web) pourriez utiliser, en fonction des fonctionnalités que vous utilisez via MailChimp.
Privacy Policy and Terms (Politique de confidentialité et conditions d'utilisation) Ce champ non modifiable indique à vos contacts que vous allez stocker leurs informations dans votre compte MailChimp. Vous n'avez donc pas besoin de décrire cette activité de stockage dans le champ de texte juridique de votre formulaire. Un lien vers la politique de confidentialité et les conditions d'utilisation de MailChimp est inclus.

 

Quels formulaires sont compatibles avec les champs du RGPD ?

Une fois que vous aurez activé les champs de formulaire du RGPD pour votre liste, ces champs seront inclus dans les formulaires d'inscription hébergés pour votre liste, les formulaires de mise à jour de profil, et les pages de destination d'inscription.

Les champs seront également inclus dans les formulaires en fenêtre contextuelle qui utilisent le format de conception  Modal, et l'alignement d'image  None (Aucun) ou Top (Haut).

Les champs du RGPD ne sont pas compatibles avec les formulaires intégrés, les intégrations de formulaires ou MailChimp Subscribe.

Configurer votre formulaire d'inscription adapté au RGPD

Pour utiliser les champs du RGPD sur vos formulaires d'inscription, activez-les pour chaque liste qui recueille ou contient des données personnelles des citoyens de l'UE, puis modifiez-les pour refléter vos pratiques commerciales.

 Activer les champs du RGPD

Une fois que vous aurez activé les champs du RGPD pour une liste, vous pourrez les consulter et les modifier dans l'éditeur de formulaire. Ces champs seront inclus dans la plupart des formulaires d'inscription associés à cette liste, dont les formulaires en fenêtre contextuelle, les formulaires d'inscription hébergés et les pages de destination d'inscription.

  1. Accédez à la page  Lists (Listes).
  2. Cliquez sur le menu déroulant à côté de la liste avec laquelle vous souhaitez travailler et choisissez  Settings (Paramètres).
  3. Cliquez sur  List name & defaults (Nom de la liste et paramètres par défaut).

  4. Cochez la case à côté de Enable GDPR fields (Activer les champs du RGPD).
  5. Cliquez sur    Save List and Campaign Defaults (Enregistrer les paramètres par défaut de la liste et de la campagne).

     

Et voilà. Les champs du RGPD apparaîtront dans le générateur de formulaire pour que vous puissiez les consulter et les gérer. Sur la page Lists (Listes), vous verrez une icône RGPD à côté du nom de la liste.

 

Modifier les champs du RGPD

Les champs du RGPD ne peuvent être modifiés que depuis l'éditeur de formulaire. Les modifications que vous apportez dans l'éditeur de formulaire seront appliqués à la plupart des formulaires d'inscription MailChimp, y compris les formulaires en fenêtre contextuelle et les pages de destination compatibles. 

  1. Accédez à la page  Lists (Listes).
  2. Cliquez sur le menu déroulant à côté de la liste sur laquelle vous souhaitez travailler, puis choisissez  Signup forms (Formulaires d'inscription).
  3.  Cliquez sur  Select (Sélectionner) à côté de  Form builder (Éditeur de formulaire).
  4. Dans l'éditeur de formulaire, rendez-vous tout en bas de votre formulaire et cliquez sur le champ  Marketing Permissions (Autorisations marketing).

     
  5. Modifiez vos champs du RGPD. Lorsque vous aurez terminé, cliquez sur  Save Fields (Enregistrer les champs).

Une fois que vos formulaires seront utilisés, faites attention aux autres modifications que vous apporterez. Si vous modifiez une option de case à cocher, le consentement que vous avez reçu avant d'effectuer la modification ne sera plus valide et vous devrez reconfirmer l'autorisation des contacts. Si vous souhaitez modifier votre formulaire, nous vous suggérons d'ajouter une nouvelle case ou d'en supprimer une ancienne.

Segmenter votre liste par autorisations marketing

Une fois que vous aurez configuré vos cases à cocher d'autorisation marketing, segmentez votre liste pour vous assurer d'envoyer votre campagne uniquement aux personnes ayant donné leur accord via votre formulaire d'inscription.

Pour créer et enregistrer un segment dans votre liste, procédez comme suit.

  1. Accédez à la page Lists (Listes)
  2. Cliquez sur le nom de la liste sur laquelle vous souhaitez travailler. Vos listes du RGPD auront un badge à côté de leur nom.
  3. Cliquez sur  Create A Segment (Créer un segment).
  4. Dans le premier menu déroulant, choisissez  Marketing permissions (Autorisations marketing).
  5. Créez un segment distinct pour chaque autorisation marketing Vous pouvez ajouter jusqu'à cinq conditions pour créer un segment qui inclut les contacts qui ont accepté plus d'une autorisation marketing.  
  6. Lorsque vous serez satisfait de vos conditions, cliquez sur  Preview Segment (Prévisualiser le segment) pour afficher les contacts qui correspondent à vos conditions.
  7. Cliquez sur  Save as segment (Enregistrer en tant que segment).
  8. Dans la fenêtre contextuelle  Save Segment (Enregistrer le segment), saisissez un nom pour votre segment et cliquez sur  Save (Enregistrer). Assurez-vous que la case Auto-Update (Mise à jour automatique) est cochée. Cela mettra votre segment à jour à chaque fois que de nouveaux contacts vous rejoindront.

    Pour en savoir plus sur la gestion des segments, consultez Enregistrer et gérer les segments.

Obtenir le consentement

Maintenant que vous avez mis à jour vos formulaires et que vos segments sont configurés, vous pouvez collecter le consentement des nouveaux contacts et appliquer votre stratégie marketing en conséquence. Cependant, il faut encore que vos contacts existants acceptent vos autorisations marketing. La meilleure façon de le faire est d'envoyer une campagne de consentement à chaque liste concernée par le RGPD. Nous avons créé un modèle d'e-mail pour vous aider.

  1. Créez une nouvelle  campagne d'e-mails.
  2. Dans la section  Content (Contenu), cliquez sur  Design Email (Concevoir un e-mail).
  3.  Cliquez sur l'onglet  Themes (Thèmes).
  4. Cliquez sur le menu déroulant et choisissez  Subscriber Alerts (Alertes d'abonnés).
  5. Cliquez sur le modèle  GDPR Subscriber Alert (Alerte d'abonné RGPD).

Le modèle comprend une suggestion d'énoncé que vous pouvez modifier. Si vous préférez créer votre campagne de consentement en partant de rien, assurez-vous d'inclure un lien de mise à jour de profil. Prévisualisez et testez votre campagne d'e-mails comme vous le feriez normalement, et envoyez-la à votre liste complète. Une fois que vous aurez envoyé votre campagne de consentement, utilisez l'URL de la campagne pour la partager sur vos réseaux sociaux.

Pour assurer une réponse maximale avant le 25 mai, vous pouvez envoyer un rappel une semaine après votre premier e-mail. Utilisez une ligne d'objet descriptive pour informer vos contacts qu'ils doivent agir. Après le 25 mai 2018, utilisez vos segments d'autorisations marketing pour communiquer uniquement avec les contacts qui se sont expressément abonnés pour recevoir votre marketing. Vous aurez peut-être intérêt à désabonner en masse les contacts qui n'ont pas choisi de recevoir de marketing de votre part.

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